Нотариальный архив – это специализированное место хранения, комплектования и учета нотариальных документов, обладающих высокой юридической и общественной значимостью.
В России создание централизованных нотариальных архивов вышло на качественно новый уровень благодаря масштабной реформе законодательства. Реформа централизации архивов началась недавно, и прямо сейчас идет масштабный переходный период.
Внесенные изменения упорядочили оборот документов и значительно облегчили гражданам доступ к архивным сведениям.
Благодаря цифровизации и строгим правилам комплектования современные нотариальные архивы гарантируют, что ни один юридически важный документ не будет утерян со временем, защищая имущественные и личные права граждан на десятилетия вперед.
В этой статье подробно разобрано, как устроены современные нотариальные архивы, какие документы в них хранятся и как получить к ним доступ.
Какие документы хранятся в архиве?
Архивы нотариальных палат принимают номенклатурные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Сюда входят:
- Договоры об отчуждении имущества (купли-продажи, дарения, мены недвижимости и долей).
- Завещания и документы по наследственным делам.
- Брачные договоры и соглашения о разделе имущества.
- Свидетельства о праве собственности.
Нотариальные документы хранятся временно нотариусами – до истечения срока хранения либо до передачи в нотариальный архив в порядке, установленном в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате. По истечении 10 лет после окончания производства документы переформировываются и подлежат передаче в архив нотариальной палаты.
Бумажные документы передаются на постоянное или временное хранение непосредственно в нотариальный архив при нотариальной палате субъекта РФ.
Зачем обращаться в нотариальный архив?
Главная функция архива для граждан – восстановление утерянных документов. Если вы потеряли свой экземпляр договора или свидетельства, не можете найти завещание покойного родственника, а нотариус, который его заверял, передал свои документы в архив либо уже прекратил практику, именно нотариальный архив поможет восстановить справедливость и имущественные права, выдав:
- официальные архивные копии документов (включая электронные форматы). Копия, выдаваемая архивом, приравнивается к дубликату нотариального документа;
- архивные справки, подтверждающие совершение нотариального действия.
Благодаря масштабной цифровой реформе сегодня найти и восстановить утерянные нотариальные документы стало гораздо проще и быстрее.
Где искать документ: у нотариуса или в архиве нотариальной палаты?
Местонахождение вашего документа зависит от того, сколько лет прошло со дня сделки и работает ли еще нотариус, который ее оформлял:
- Документу меньше 10 лет: Все эти годы документы хранятся непосредственно в сейфах и архиве того нотариуса, который заверял сделку. Обращаться нужно напрямую в его контору.
- Документу больше 10 лет: По закону спустя 10 лет нотариусы обязаны передавать оконченные дела в централизованный нотариальный архив при Нотариальной палате вашего региона.
Стоит учесть, что процесс формирования централизованных нотариальных архивов в регионах России находится на начальном этапе. Передача номенклатурных дел от действующих нотариусов в архивы палат – это колоссальный объем технической работы, который растянется на годы. На сегодняшний день в нотариальные палаты в первую очередь поступают архивы тех нотариусов, которые уже прекратили свою практику. Дела действующих нотариусов передаются постепенно, поэтому актуальное местонахождение документов всегда стоит перепроверять перед подачей заявления.
Поэтому, если вашей сделке больше 10 лет, не спешите сразу ехать в архив палаты. Сначала позвоните нотариусу (или в саму палату) и уточните: где хранятся именно ваши документы – у нотариуса или в нотариальном архиве.
- Нотариус прекратил практику: если нотариус сложил свои полномочия, весь его архив (независимо от возраста документов) сразу же передается на хранение в Нотариальную палату субъекта РФ.
Для поиска архивных наследственных дел Федеральная нотариальная палата запустила удобный публичный реестр наследственных дел на портале Notariat.ru, где по Ф.И.О. наследодателя можно узнать, у кого или в каком архиве находится производство.
Пошаговый план: как получить документ из архива
- Выясните статус нотариуса. Зайдите на сайт Нотариальной палаты вашего региона и проверьте, работает ли еще нотариус, фамилия которого стоит на ваших старых бумагах.
- Подготовьте документы. По закону архивную копию может получить только участник сделки (например, покупатель или продавец), его законный представитель по доверенности или официальный наследник. Возьмите с собой паспорт и документы, подтверждающие родство (если речь идет о наследстве).
- Подайте заявление.
Если нотариус работает, запишитесь к нему на прием.
Если нотариус прекратил нотариальную деятельность, обратитесь в Нотариальную палату региона. Здесь вам подскажут, где находятся на хранении нужные вам документы. В случае если нотариальные документы переданы на хранение в нотариальный архив, запрос в архив нотариальной палаты можно подать лично, направить почтой или переслать в электронной форме (при наличии квалифицированной ЭЦП).
Законодательством о нотариате предусмотрена плата за выдачу копий и справок из архивов нотариальных палат. На сегодняшний день стоимость выдачи документов из нотариального архива зависит от формата предоставления:
- на бумажном носителе – 696 рублей,
- в электронной форме – 348 рублей.
Нотариальная палата Омской области