Обмен электронными документами получил широкое распространение, но в отдельных случаях цифровой документ должен иметь юридическую силу.
Нередко возникают ситуации, когда человек находится в одном городе, а необходимый ему в данный момент документ – в другом. Можно привести огромное количество таких примеров. Муж уехал в другой город продавать квартиру, но не оформил согласие жены на продажу. Приехали в соседний регион оформлять наследство после смерти близкого человека, но не взяли свидетельство о заключении брака, подтверждающее смену фамилии. Нашлись покупатели на квартиру, которые хотят быстро оформить сделку, а владелец в командировке и не может присутствовать при заключении договора, а значит, срочно нужна доверенность. Практически каждый, наверное, оказывался в аналогичной ситуации, когда какой-либо документ находится в другом городе, а получить его нужно в кратчайшие сроки. Есть ли способ получить документ быстро и с наименьшими финансовыми затратами? В таких случаях поможет нотариус.
При возникновении у лица, имеющего документ на бумажном носителе, необходимости в преобразовании этого документа в электронный и, соответственно, наоборот нотариусом может быть совершено нотариальное действие по удостоверению равнозначности. За 2023 год было совершено почти 4 млн нотариальных действий по удостоверению равнозначности, что подтверждает его актуальность для заявителей.
Пример того, как это работает, привела помощник нотариуса нотариального округа город Омск Юлия Федоренко:
– Допустим, родители отправили ребенка с бабушкой в Сочи на летние каникулы. Свидетельство о рождении, естественно, передали с собой. А оно вдруг понадобилось для оформления документов или каких-либо выплат. В этом случае бабушке со свидетельством достаточно обратиться к ближайшему нотариусу города Сочи, который отсканирует документ, подпишет его своей электронной цифровой подписью и направит по электронной почте любому указанному заявителем нотариусу России. Буквально через пару минут родители ребенка смогут получить распечатанное свидетельство о рождении, равнозначность которого удостоверит нотариус. При этом такой документ имеет силу оригинала и может быть предъявлен в компетентные органы для совершения необходимых действий. Таким же способом можно удостоверить у ближайшего нотариуса доверенность, согласие, заявление или иной документ, и уже через несколько минут он будет у доверенного лица, находящегося порой за тысячи километров. Следует учесть, что равнозначность документов, удостоверяющих личность, например паспорта, и сделок, совершенных в простой письменной форме, запрещена.
Нельзя не отметить значимость этого нотариального действия для оформления наследственных прав. Наследник, проживающий в другом городе, может обратиться к любому нотариусу, который подготовит заявление о принятии наследства, отказе от наследства или даже о выдаче свидетельств о праве на наследство и направит такое заявление нотариусу, ведущему наследственное дело. Благодаря нотариальному действию по удостоверению равнозначности, наследник существенно сэкономит время и деньги и сможет оформить свои наследственные права без личного присутствия у нотариуса по месту жительства умершего.
До недавнего времени возникали проблемы с получением необходимых документов от лиц, проживающих за границей. Документы можно было направлять только почтой или курьерской службой, но это занимало длительное время, да и письмо могло быть утеряно. На практике нередко возникали ситуации, когда направленный почтовым отправлением документ терял свою актуальность к моменту его получения. С 1 июля 2024 года консульские должностные лица уполномочены удостоверять равнозначность представленных заявителем документов путем сканирования и подписания электронной цифровой подписью. Впоследствии файл, содержащий скан-образ документа и электронную цифровую подпись уполномоченного лица, может быть направлен любому нотариусу Российской Федерации по электронной почте.
Таким образом, удостоверение равнозначности электронного или бумажного документа у нотариуса, а для находящихся за границей лиц удостоверение равнозначности электронного документа в консульстве, безусловно, наиболее быстрый и доступный способ получить необходимый документ в кратчайшие сроки.