Как безопасно передавать конфиденциальные данные и не терять заявки клиентов, когда их становится много.

Даже в компании, которая работает не первый год, может случиться сбой. Например, начнут срываться сроки или качество товаров или услуг ухудшится. В таком случае требуется оптимизация — процесс, в ходе которого бизнес пересматривает подход к внутренним процессам, чтобы повысить их эффективность. В статье расскажем, когда нужна оптимизация и какие инструменты могут помочь в этом деле.

Для быстрой коммуникации внутри команды

Во время работы сотрудники обсуждают проекты и советуются по поводу спорных ситуаций. Удобнее всего для этого использовать привычный мессенджер, но это не всегда безопасно. Так внутренняя информация может выйти за пределы компании и попасть в чужие руки.

Кажется, остаётся только электронная почта: там письма шифруются и передаются по защищённым каналам связи. Но каждому из нас в ящик приходит слишком много имейлов и рассылок. В потоке важное письмо может затеряться — и тогда на ответ уже уходит не пара минут, а несколько дней.

Инструмент. Понятное и безопасное решение — корпоративный мессенджер. В отличие от обычного он защищает данные специальным шифром и формирует закрытый контур так, что доступ к диалогам получают только специалисты компании. 

Например, в Яндекс Мессенджере можно переписываться с коллегами в личных чатах, а также создавать отдельные группы для обсуждения проектов. Любой сотрудник может быстро получить нужную информацию и сразу на неё ответить: поставить реакцию, проголосовать в опросе или отправить файл. 

Для совместной работы над документами

Если нужно согласовать счёт или договор, файл обычно пересылают по почте. Каждый участник согласования скачивает его себе на устройство, вносит правки, снова отсылает и так по кругу. На это уходит много времени. Кроме того, всегда есть риск запутаться в версиях и потерять финальную.

Инструмент. Онлайн-документы сократят количество действий и ускорят работу. Сотруднику достаточно создать файл в сервисе через браузер, открыть доступ и поделиться ссылкой. Коллеги смогут перейти в документ и сразу внести нужные изменения. А ещё есть возможность работать над содержанием одновременно с другими людьми и видеть в реальном времени, какие правки они вносят. 

Создавать и редактировать файлы онлайн можно в Облаке Mail.ru, Яндекс Документах или в системе «Мой Офис». Там есть все необходимые форматы — текстовые файлы, таблицы и презентации. А если часто обмениваетесь отчётными документами с подрядчиками и партнёрами, удобно перейти на электронный документооборот. Например, в «Контур Диадок» можно формировать, согласовывать и подписывать счета и акты. 

Для эффективного управления проектами

Когда бизнес растёт, неизбежно увеличивается количество задач и нагрузка на всех участников команды. В итоге один сотрудник может параллельно решать три вопроса, помогать коллегам ещё с двумя и искать исполнителей для нового проекта. Но без единой структуры постоянно что-то идёт не так.

Инструмент. Держать всё под контролем помогут сервисы для планирования — Weeek, ЛидерТаск или Яндекс Трекер. Можно перенести туда все задачи, назначить ответственных исполнителей и указать дедлайны. Если проектов несколько, их получится понятно разделить, чтобы не было путаницы. Сотрудники будут видеть, что им нужно сделать, и чётче планировать свою работу, а руководитель сможет отслеживать общую картину.

Для качественного обслуживания клиентов

Обычно заказы приходят через разные каналы: падают в мессенджер, на почту или через форму на сайте. Десятки заявок можно обработать вручную, но сотни или тысячи — сложно. Есть риск что-то упустить и потерять потенциального клиента. 

Инструмент. CRM-системы, например Битрикс24, amoCRM и Мегаплан, помогут организовать взаимодействие с клиентами. Они собирают обращения с разных площадок в одном месте: заявки автоматически распределяются по менеджерам, на всех этапах можно отслеживать их статус. Сообщения клиентов точно не потеряются даже при большом потоке. А чтобы узнать, откуда приходит больше заявок, можно проанализировать продажи по готовым графикам.

Для оповещения об изменениях в работе

Бизнес-процессы постоянно меняются: возникают новые вводные и способы решения вопросов, о которых приходится рассказывать всем сотрудникам. Рассылать каждому подробную информацию долго, сообщение в общем чате может затеряться. А если кто-то не узнал об изменениях, возникают ошибки.

Инструмент. Можно создать корпоративную базу знаний — например, в сервисе Яндекс Вики. В системе можно сохранить подробные описания проектов, инструкции по процессам и скрипты для общения с клиентами. Когда появятся какие-либо изменения, достаточно дополнить нужный раздел и сообщить об этом коллегам. А ещё база знаний помогает быстрее адаптироваться новым специалистам, потому что ответы на большинство их вопросов уже собраны в одном месте.

Корпоративный мессенджер, CRM-система и другие цифровые сервисы — удобные помощники в оптимизации бизнес-процессов. С ними сотрудникам проще ориентироваться в больших объёмах информации, планировать нагрузку и взаимодействовать друг с другом и с клиентами. А для руководителя бизнеса работа команды становится более прозрачной и управляемой.